Anwendung · Verwaltung

Wissens-management.

In den nächsten zehn Jahren gehen geschätzte 30 % der erfahrenen Verwaltungsfachkräfte in den Ruhestand. Mit ihnen geht institutionelles Wissen verloren, wenn es nicht systematisch gesichert wird. Wie KI das löst.

Das Problem

Wissen verlässt das Haus.

Wenn ein Sachbearbeiter mit 35 Berufsjahren in den Ruhestand geht, geht ein menschliches Lexikon mit ihm: Welche Regelung wurde 2008 eingeführt und warum? Wie wurde Härtefall X damals entschieden? Wer ist der richtige Ansprechpartner für Y? Diese Fragen werden im Alltag dutzendfach gestellt, und meist mündlich beantwortet.

Status quo

Wissen ist mündlich und personenabhängig

Kollegen rufen Frau Schmidt an, weil "die das einfach weiß". Ablagen sind unsystematisch. Aktenvermerke landen in persönlichen E-Mail-Postfächern. Niemand weiß genau, was der Vorgänger entschieden hat.

Folge

Risiko, Reibung, lange Einarbeitung

Neue Mitarbeitende brauchen sechs Monate, um produktiv zu werden. Inkonsistente Entscheidungen häufen sich. Bei Renteneintritten geht systematisch Knowhow verloren, manchmal unwiederbringlich.

Lösung

Ein institutionelles Gehirn.

Baustein 01

Wissensbasis aufbauen

Alle relevanten Quellen werden indexiert: Verfahrensanweisungen, Aktenvermerke, alte Bescheide, Schulungsunterlagen, FAQ-Sammlungen. Inklusive Volltextsuche und Versionshistorie.

Baustein 02

Erfahrungswissen sichern

Vor Renteneintritt strukturierte Interviews: Welche Fälle waren typisch? Welche atypisch? Welche ungeschriebenen Regeln existieren? Diese Antworten werden systematisch erfasst.

Baustein 03

KI-Zugriff für alle

Mitarbeiter stellen Fragen in natürlicher Sprache: "Wie haben wir 2019 mit Beschwerden zu Lärmschutz X umgegangen?". KI antwortet mit Quellen, Aktenzeichen und Kontext.

Was Mitarbeiter erleben

Drei typische Anfragen.

Anfrage 01

"Wer ist zuständig für X?"

KI nennt den Fachbereich, die zuständige Person mit Vertretung, Durchwahl und Email. Plus Verweis auf den Geschäftsverteilungsplan, falls jemand eine andere Antwort erwartet.

Anfrage 02

"Wie wurde Fall Y früher entschieden?"

KI durchsucht Aktenarchiv und Vermerke nach ähnlichen Fällen, fasst die Vorgehensweise zusammen, verweist auf die Aktenzeichen, der Mitarbeiter kann nachlesen.

Anfrage 03

"Welche Norm gilt für Z?"

KI nennt die einschlägigen Vorschriften, hauseigene Erläuterungen und ggf. Querverweise zu höchstrichterlicher Rechtsprechung. Mit Fundstellenangabe.

Datenschutz

Was passiert mit den internen Daten?

Setup 01

EU-Hosting, AVV, Opt-out vom Training

Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet. AVV mit dem Anbieter ist Standard. Opt-out vom Modelltraining ist vertraglich abgesichert.

Setup 02

Lokale Modelle als Alternative

Für höchste Sensibilitätsstufen kommen lokal gehostete Modelle (z.B. Mistral, Llama) infrage. Daten verlassen das eigene Netzwerk nie.

Setup 03

Berechtigungen wie bisher

Wer was sehen darf, wird über die bestehende Rollen- und Berechtigungslogik gesteuert. KI greift nur auf Quellen zu, für die der Anfragende berechtigt ist.

Setup 04